Mesyuarat-mesyuarat Projek Pembinaan

Dalam melaksanakan dan menyiapkan sesuatu projek terdapat berbagai pihak yang terlibat. Pihak-pihak ini pula mempunyai tugas dan tanggung-jawab masing-masing mengikut kepakaran. Kesemua tugas-tugas, tanggung-jawab dan kepakaran tersebut perlu diselaraskan bagi mencapai matlamat menyiapkan projek mengikut masa yang ditetapkan, dengan kewangan yang efektif serta kualiti yang baik. Diantara kaedah yang digunakan untuk menyelaras perkara tersebut ialah dengan mengadakan mesyuarat. Mesyuarat yang biasa diadakan adalah seperti berikut :

Mesyuarat Pra-Pembinaan / Project Kickoff Meeting

• Diadakan selepas diterima Surat Setujuterima Tender (SST)
• Diselaras oleh pihak yang mengeluarkan Surat Setujuterima Tender
• Untuk memperkenalkan ahli pasukan projek
• Untuk memperjelaskan mengenai kehendak kontrak yang perlu dipatuhi
• Untuk memperjelaskan kehendak kerja permulaan - seperti insurans, bon dan lain-lain
• Dihadiri oleh ahli pasukan projek termasuk kontraktor utama

Mesyuarat Tapak Bina / Monthly Status Meeting

• Diadakan secara bulanan atau apabila diperlukan
• Dianjurkan oleh Pengurus Besar Pembinaan (Wakil Pemilik) di tapak bina
• Diadakan untuk melapor status kemajuan projek kepada pemilik serta pihak-pihak yang berkepentingan
• Membincang isu-isu yang boleh menjejas kemajuan projek
• Dihadiri oleh pemilik / jabatan pelanggan,, pihak berkuasa tempatan, juruperunding, kontraktor utama, subkontraktor dan pihak-pihak yang mempunyai kepentingan.

Mesyuarat Teknikal / Technikal Coordination Meeting

• Diadakan secara mingguan
• Dianjurkan oleh Pengurus Besar Pembinaan (Wakil Pemilik) di tapak bina
• Dihadiri oleh semua pihak yang ada di tapak bina 
• Untuk menyelaras kemajuan kerja di tapak bina
• Untuk mengenalpasti dan menyelesaikan masalah teknikal dan penyelarasan yang berbangkit
• Untuk membincang isu keselamatan dan kesihatan pekerjaan (OSH) di tapak bina

Mesyuarat Sub-Kontraktor / Subcontractor Coordination Meeting

• Diadakan secara mingguan
• Dianjurkan oleh kontraktor utama
• Dihadiri oleh kontraktor utama, sub-kontraktor yang dilantik (NSC) dan subkontraktor domestik sahaja (tanpa melibatkan pemilik dan perunding)
• Untuk menyelaras kemajuan kerja di tapak bina
• Untuk mengenalpasti dan menyelesaikan masalah teknikal dan penyelarasan yang berbangkit
• Untuk membincang isu keselamatan dan kesihatan pekerjaan (OSH) di tapak bina

Mesyuarat Keselamatan / Toolbox Meeting

• Diadakan secara berkala mengikut peraturan yang ada
• Dianjurkan oleh Pegawai Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (SHO) yang dilantik
• Dihadiri oleh kontraktor utama dan semua pekerja
• Untuk memberi taklimat mengenai keselamatan dan kesihatan pekerjaan
• Membincang isu keselamatan semasa

Mesyuarat Perubahan Kerja

• Diadakan mengikut keperluan
• Dianjurkan oleh Jurukur Bahan
• Dihadiri oleh juruperunding dan kontraktor utama
• Memincang mengenai perubahan harga kontrak (Perintah Perubahan Kerja (PPK)/ variation order  (VO) dan Penyelarasan Harga Kontrak (PHK)

Mesyuarat Khas Projek 'Sakit' (Kelewatan Melebihi 30%)

• Diadakan apabila kemajuan projek telah terlewat melebihi 30% - diistilahkan sebagai projek sakit (sick project)
• Dianjurkan oleh Pegawai Penguasa (SO)
• Dihadiri oleh pemilik, juruperunding dan kontraktor utama
• Membincangkan mengenai isu kelewatan projek dan mencari kaedah untuk menyiapkan projek secepat mungkin

Mesyuarat Khas Yang Lain

• Diadakan mengikut keperluan
• Diadakan bagi membincangkan perkara tertentu sahaja
• Dianjurkan oleh Pemilik atau Pengurus Besar Pembinaan
• Membincangkan perkara-perkara yang ditetapkan sahaja
• Dihadiri oleh semua pihak yang terlibat dengan isu berkaitan sahaja

Cara-cara Mesyuarat Dilaksanakan

• Mesyuarat Sambil Duduk
• Mesyuarat Sambil Berdiri (Stand Up Meeting)

BACAAN TAMBAHAN

• Daily Stand Up Meeting Guideline @ Toolbox.com