Sistem Fail Pejabat Tapak Bina

Seperti yang kita ketahui terdapat berbagai pihak yang terlibat dalam setiap projek pembinaan. Pihak-pihak ini dikenali sebagai pasukan projek atau 'project stakeholder' yang terdiri daripada pemilik / pemaju, perekabentuk / perunding, kontraktor, pembekal dan sebagainya.

Dalam masa menyiapkan sesuatu projek berbagai dokumen-dokumen* yang diterima dan dikeluarkan. Dokumen-dokumen ini perlu disimpan dengan baik kerana ianya dianggap sebagai rekod projek.

 (*Dokumen-dokumen projek meliputi surat-menyurat, memo, lukisan, laporan yang berkaitan dengan perlaksanaan projek)

Rekod projek tersebut merupakan dokumen rasmi yang akan dirujuk semasa membuat tuntutan bayaran, permohonan lanjutan masa dan semasa menyelesaikan pertelingkahan yang berbangkit.

Olehkerana dokumen-dokumen ini yang banyak dan mengandungi berbagai kandungan yang berbeza maka satu sistem fail yang baik perlu diwujudkan di pejabat tapak bina. Dengan adanya sistem ini semua dokumen-dokumen dapat disimpan dengan baik dan dapat dirujuk semula dengan mudah dan cepat apabila diperlukan. Di bawah ini saya syurkan satu sistem fail yang dikategorikan mengikut perkara / sabjek.  

A : PENTADDBIRAN

• A1 : PERJAWATAN - semua hal berkaitan perjawatan pegawai penguasa (SO) kontraktor, dan perunding.
• A2 : CUTI - semua rekod cuti kakitangan kontraktor.

 C : KONTRAK

• C1 : QS- semua surat menyurat berkaitan ukur bahan
• C2 : TUNTUTAN - rekod semua tuntutan yang dibuat
• C3 : BAYARAN - rekod bayaran yang diterima
• C4 : ARAHAN - rekod arahan, surat dan memo  yang melibatkan perubahan kerja
• C5 : PPK/PHK - rekod Perintah Perubahan Kerja dan Perubahan Harga Kontrak yang telah diluluskan
• C6 : LANJUTAN MASA - rekod permohonan dan kelulusan lanjutan masa

D : REKOD BAHAN BINAAN & LOJI

• D1 : D.O. (DELIVERY ORDER) - semua rekod penerimaan bahan
• D2 : DELIVERY TICKET - semua tiket penerimaan bahan
• D3 : LOJI - semua hal berkaitan penggunaan loji

L : SURAT MENYURAT

• L1: P.P. - semua surat menyurat dengan Pegawai Penguasa (SO)
• L2 : AKITEK - semua surat menyurat berkaitan kerja akitek
• L3 : C&S - semua surat menyurat berkaitan kerja struktur dan awam
• L4 : M&E - semua surat menyurat berkaitan kerja mekanikal dan elektrikal
• L5 : SUBKONTRAKTOR - semua surat menyurat berkaitan kerja subkontraktor

 M : MESYUARAT

• M1 : MESYUARAT TAPAK -semua surat jemputan dan minit mesyuarat tapak bulanan
• M2 : MESYUARAT TEKNIKAL - semua surat jemputan dan minit mesyuarat teknikal dan mesyuarat selain daripada mesyuarat tapak
• M3 : MESYUARAT SUBKONTRAKTOR - semua surat jemputan dan minit mesyuarat dengan subkontraktor

Q : KAWALAN KUALITI

• Q1 : PQP - Pelan Kualiti Pembinaan
• Q2 : RFMA - Request For Material Approval -semua rekod kelulusan bahan
• Q3 : RFIC - Request For Information Confirmation - semua rekod pengesahan maklumat kerja
• Q4 : RFI - Request For Inspection - semua rekod pemeriksaan kerja
• Q5 : NCR - Non Conformance Report - semua rekod ketidakpatuhan
• Q6 : DAFTAR LUKISAN - daftar semua lukisan yang diterima serta pindaan
• Q7 : DAFTAR KONKRIT- daftar penerimaan dan kekuatan konkrik

R : LAPORAN

• R1 : LAPORAN BULANAN - rekod laporan bulanan
• R2 : LAPORAN AM- rekod laporan selain daripada laporan bulanan

S : KESELAMATAN & KESIHATAN PEKERJAAN

• S1 : KESELAMATAN - semua surat menyurat dan laporan berkaitan keselamatan dan kesihatan pekerjaan

Bacaan tambahan

Document Numbering Procedure - oleh All About Document Control